L’accueil téléphonique et physique est inhérent à la prise en charge du patient dans le domaine de santé, que ce soit avec des libéraux ou avec des médecins de la santé publique. Ces deux éléments ont un impact direct sur le service rendu et cela tout au long du processus de prise en charge. Tout doit se passer de manière à mettre le patient dans des conditions favorables le rassurant et l’apaisant.
Engager une secrétaire médicale
Avant d’engager une secrétaire médicale, il convient d’abord de se renseigner concernant ses qualités requises et ce qu’elle est censée apporter aux patients. Fixez-vous les objectifs à atteindre dans votre cabinet et ce que ce/cette professionnel (elle) pourra vous ajouter.
En effet, le métier demande de nombreuses capacités et repose essentiellement sur les rapports humains et travaux administratifs. Majoritairement féminin, c’est un secteur qui reste ouvert à tous et où les postes à pourvoir sont nombreux.
Ses missions
- Accueillir physiquement et par téléphone les patients.
- Gérer l’agenda médecin et les rdv médicaux
- Gérer, classer et organiser les dossiers médicaux des patients avec minutie et en toute délicatesse
- Rassurer les patients, l’orienter, répondre à ses questions poliment et gentiment
- Reconnaitre les priorités et savoir faire face à l’imprévu.
- Aider le médecin dans certaines tâches, notamment avec les enfants.
- Gérer les stocks de médicaments et de petits matériels médicaux.
- Réaliser les tâches administratives convenablement.
- respecter le secret médical.
Formation et objectifs pédagogiques pour devenir secrétaire médicale
Plusieurs formations sont proposées dans des universités dans le but d’optimiser la qualité de l’accueil téléphonique pour garantir la bonne image de l’institution, en maîtrisant les techniques de communication adaptées au téléphone, et ce en développant une communication plus efficace.
Lors de sa formation, une télésecrétaire médicale doit apprendre à gérer le stress face aux situations délicates dans une dynamique relationnelle positive.
Les techniques de communication pour l’accueil téléphonique
Une formation axée sur les spécificités et modalités de l’entretien téléphonique est de mise pour faire une carrière de secrétaire ou télésecrétaire médicale.
En travaillant sur les techniques de la communication, les formateurs veillent toujours à ce que les futures secrétaires médicales soient capables de :
– communiquer parfaitement avec les patients,
– avoir une écoute active,
– avoir une aptitude à reformulation exacte,
– dispenser un accueil de qualité,
– développer une écoute efficace et empathique,
– cerner rapidement la demande,
– renseigner…
– savoir refuser…
– Cibler demande et réponse, selon l’activité médicale et les pathologies,
– gérer les situations complexes (réclamation, mécontentement, pression, agressivité…)
– Maîtriser la durée de la communication téléphonique…
Pour plus d’infos sur le métier du télésecrétariat cliquez ici